【結論】Google Cloud Identity Freeは「ID管理」のコストを劇的に下げる鍵
企業のDX（デジタルトランスフォーメーション）を進める上で、避けて通れないのがITツールのライセンス費用です。特に全社員にGoogle Workspaceの有料ライセンスを付与している場合、メールをほとんど使わない現場スタッフやアルバイト、外部パートナーの費用が負担になっているケースも少なくありません。
そこでおすすめしたいのが、「Google Cloud Identity Free」の活用です。
このサービスを一言で言えば、「Gmailやカレンダーなどのアプリを除いた、GoogleのID管理機能だけを無料で利用できるプラン」です。これを賢く組み合わせることで、セキュリティレベルを維持したまま、大幅なコスト削減が可能になります。
1. Google Cloud Identity Freeとは？（IDaaSの基本）
Google Cloud Identity Freeは、Googleが提供する「IDaaS（Identity as a Service）」の一種です。
【補足：IDaaSとは】
クラウド上でユーザーのIDやパスワードを管理し、様々なアプリケーションへのログイン（シングルサインオン）を一元化するサービスの総称です。
Google Workspaceを契約している組織であれば、管理コンソールから簡単に追加でき、最大50ライセンス（申請により増枠可能）まで無料で利用できます。
有料版（Google Workspace）との違い
主な違いは、「利用できるアプリケーション」にあります。
| カテゴリ | 利用可能なアプリ・機能 | 利用できないアプリ |
| コミュニケーション | Google Meet（参加・主催）、Google サイト | Gmail、Google カレンダー、Google Chat |
| 生産性向上 | ドライブ、ドキュメント、スプレッドシート、スライド | Google Vault（監査・アーカイブ） |
| セキュリティ | 2段階認証（MFA）、エンドポイント管理 | 高度な情報漏洩防止（DLP） |
| ストレージ | ユーザーあたり 15GB | 有料版の共有ストレージ容量 |
2. 導入する3つの大きなメリット
① 圧倒的なコスト削減
メールアドレス（Gmail）や個別の予定管理（カレンダー）を必要としない従業員を「Free版」に切り替えることで、1ユーザーあたり月額数百円〜数千円のライセンス料をゼロにできます。
② セキュリティの統制（ガナバンス）
個人のGoogleアカウント（@gmail.com）を業務で使わせる「シャドーIT」は、情報漏洩の大きなリスクです。Cloud Identity Freeを使えば、会社の管理下にあるアカウント（@company.com）を発行できるため、退職時のアクセス遮断や2段階認証の強制が容易になります。
③ シングルサインオン（SSO）の土台
Google Cloud (GCP) の開発環境や、SaaSツール（SlackやSalesforceなど）へのログイン用IDとして活用できます。2025年5月以降、Google Cloudコンソールへのアクセスには多要素認証（MFA）が必須化されるため、無料版であっても組織管理下のアカウントを用意する重要性が増しています。
3. 利用可能なアプリとGemini活用の注意点
Cloud Identity Freeのアカウントでも、以下のツールは標準で利用可能です。
- Google ドライブ（15GB）: ファイルの作成や編集、閲覧が可能です。ただし「共有ドライブ」の管理権限などには一部制限があるため、基本は閲覧者としての参加が推奨されます。
- Google AppSheet (Free): ノーコードアプリの実行が可能です。
- Gemini (無料版): 生成AIのGeminiも利用可能ですが、有料のBusiness Standard等と異なり、入力データが学習に利用される可能性があるなど、セキュリティレベルが「個人向け」相当となります。機密情報の入力禁止を運用ルールとして徹底する必要があります。
4. 【重要】導入手順と「有料課金」を防ぐ設定のコツ
導入は簡単ですが、設定を誤ると「意図せず有料ライセンスが割り当てられ、課金が発生する」リスクがあります。以下の手順を慎重に実施してください。
手順①：Cloud Identity Freeの有効化
- Google管理コンソールにログイン。
- [お支払い] ＞ [サブスクリプションを追加] を選択。
- [Cloud Identity] カテゴリから [Cloud Identity Free] を探し、[開始] をクリック。
- 注文内容が「$0」であることを確認し、完了させます。
手順②：自動割り当ての解除（最重要！）
ここが最も重要なポイントです。デフォルトでは「新規ユーザー作成時にGoogle Workspace（有料）を自動付与する」設定になっていることが多いです。
- [お支払い] ＞ [ライセンスの管理] へ移動。
- Google Workspaceの設定を開き、「自動割り当て」を【オフ】にします。
- 逆に、Cloud Identity Freeの「自動割り当て」を【オン】にしておくと、今後はデフォルトで無料版が適用されるようになり安全です。
5. どんな事業者が導入すべきか？
以下のようなケースに当てはまる場合、導入のメリットが非常に大きいです。
- 現場スタッフが多い業種（飲食・小売・製造など）メールは不要だが、マニュアル（スプレッドシート）の閲覧や、社内ポータル（Google サイト）の確認、給与明細の受け取りなどにIDが必要な場合。
- 外部パートナーとの連携が多いプロジェクト自社の共有ドライブに安全に招待したいが、有料ライセンスを出すほどではない場合。
- ITインフラの整理を始めたスタートアップまずはコストを抑えて、会社ドメインでのID管理を早期に確立したい場合。
まとめ：DXの第一歩は「ID管理」から
Google Cloud Identity Freeは、ITコストの最適化とセキュリティ強化を同時に実現できる「隠れた名サービス」です。
DX推進においては、最新ツールの導入だけでなく、こうした既存インフラの最適化によって浮いた資金を、より戦略的なIT投資（補助金活用やシステム開発など）に回す視点が欠かせません。
「自社の現在のライセンス構成が最適か分からない」「これからIT導入補助金を活用してDXを進めたいが、全体像が見えない」といったお悩みがあれば、ぜひ専門家にご相談ください。
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