AppSheetを使って顧客管理から請求書作成・メール作成のアプリケーションを作成した事例です。
事業者様の概要
- 都内で学習塾を他店舗運営。教室ごとに特徴がある。
- セミオーダーメードでの教育プラン作成、兄弟割引等が存在するため共通化が困難。
事業者様のご要望
「お客様（生徒の親）への請求作業を効率化したい」
- 専属の事務員がいないため、先生の中で表計算ソフトが使える人が片手間で顧客管理をおこなっている。
- 請求管理ソフトを導入したが、様々な教育プランや割引制度があり対応できない項目が発生した。
顧客管理・請求管理の状況
- 顧客管理、請求管理はエクセルを利用。
- 教育プラン、割引などの確認は担当の先生しかできない。
- PCを利用できない先生（スマホ利用可）がいるため、請求書を印刷して請求内容を確認している。
- 顧客への請求書送付について、一部はEメール添付しているが半数以上は郵送している。
- Ｅメールは１件ずつ送信先と添付ファイルを確認して送付している。
要件
- PCを使えない先生でも請求の確認と修正がスマホで出来るようにする。
- 郵送からEメールに変更する。
- 念のためメール送信前に請求内容を最終確認したい。
対応事項
ノーコードツールAppSheetを利用（既存のエクセルを利用し、スマホでも操作できる）
- データベースは今まで利用していたのマイクロソフトExcelを加工して作成
・ExcelをGoogle Drive上で利用するため、Google Spread Sheetに変換（Excelとほぼ同じ使い）
・Excelのデータをデータベース用に修正（正規化）、項目を追加・削除 - AppSheetの機能、Automationを利用して顧客ごとに請求書を作成
- ローコードツールGoogle Apps Scriptを使用し、データベースの顧客データ（メールアドレス）、登録情報を使い、メール文面を作成。さらに②で作成した個別請求書を添付してメールを下書き保存。
App Sheetの操作画面
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- YouTube
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納品物
・App Sheetアプリ開発
・利用マニュアル（動画３本）
・利用方法のレクチャー
・修正対応（２か月）、保守
費用
デプロイ（アプリの公開）の必要がないので、AppSheet利用にかかる費用は無料。
当社への費用は開発期間等2か月、工数12時間でお見積提示。
＊お見積りの金額計算はこちらをご参照ください。
その他の検討事項
・そもそも教育プランの共通化はできないのか。⇒当該事業者の強みでもあるため、現状維持。
・教育業特化のSaaSの利用⇒請求作業まで含めると費用が高い。
・他に優先順位が高いものはないか⇒先生の労務管理（別途対応、AppSheet利用）
