「担当者が休みで、今日の商談に使う契約書がどこにあるか分からない」
「退職した社員のアカウントを削除したら、数年分の大切な資料が消えてしまった」
これらは、中小企業の現場で今この瞬間も起きている「情報の属人化」によるトラブルです。第1〜4回で整えてきた強固な基盤の上に、今回は「情報」という魂を吹き込み、それを「会社の資産」として永続させる方法をお伝えします。
1. 「マイドライブ」と「共有ドライブ」の決定的な違い
Google Workspaceには2つの「ドライブ」が存在します。多くの企業が陥る罠は、この2つを「単なるフォルダの場所の違い」だと思ってしまうことです。
最大の違いは、「所有権（オーナー）」が誰にあるかという点に集約されます。
| 項目 | 個人のマイドライブ | 共有ドライブ |
| 所有権 | 作成した本人（個人） | 組織（会社） |
| 情報の性質 | 個人の持ち物 | 会社の資産 |
| 離職時のリスク | アカウント削除でデータ消失の恐れ | メンバーが抜けてもデータは残る |
| 第三者の介入 | 基本的に本人の許可なしに閲覧不可 | 権限があればいつでもアクセス可能 |
マイドライブでの共有は、あくまで「個人の持ち物を、一時的に他人に貸している」状態です。一方、共有ドライブは「会社の金庫に資料を保管している」状態。この意識改革こそが、DXの成否を分けます。
2. 「急病」で仕事が止まるリスクをゼロにする
以前、ある企業でこのような事例がありました。
重要な契約締結の当日、担当社員が急病で欠勤。契約書の最新版は、その社員の「マイドライブ」に保存されていました。他の社員が探し出そうにも、本人の許可設定がないためディレクトリの中身を覗くことすらできず、結局その日の商談は延期になってしまったのです。
もし、すべての資料を「共有ドライブ」に集約していれば、管理権限を持つ他のメンバーが数秒で見つけ出せたはずです。情報の共有は「優しさ」ではなく、会社を守るための「リスク管理」そのものなのです。
3. ライセンスによる「権限の壁」を理解する
本連載で推奨しているコスト最適化術「有料ライセンス ＋ Cloud Identity Free」を運用する際、共有ドライブにおいて一点だけ注意すべき制約があります。
それは、「Cloud Identity Free（無料版）ユーザーには、共有ドライブの『編集権限』を与えられない」という点です。
- 有料版ユーザー: 共有ドライブ内のファイルの作成・編集・削除が可能。
- Cloud Identity Freeユーザー: 共有ドライブ内のファイルは「閲覧」または「コメント」のみ可能。
この制約は一見不便に思えるかもしれませんが、実は「情報の統制」に役立ちます。情報の書き換えや削除を行えるのはコアスタッフ（有料版）に限定し、現場スタッフ（無料版）は情報の参照のみとする。この棲み分けが、データの正確性を守る防波堤となります。
4. 散らからない「型」を作る運用のルール
共有ドライブを導入しても、各々が勝手にフォルダを作れば、すぐに「デジタルのゴミ屋敷」と化してしまいます。これを防ぐための、中小企業向けシンプルルールを提案します。
① ディレクトリ作成者を限定する
共有ドライブの直下に新しいフォルダ（ディレクトリ）を作れる人を「管理者」に限定してください。現場には、決められた箱（フォルダ）の中にファイルを入れるルールを徹底させます。
② 「プロジェクト単位」または「部署単位」で設計する
「個人名」のフォルダを作るのは厳禁です。
01_経営・財務02_営業・案件管理03_プロジェクト_A社99_アーカイブ（過去資料）
このように、業務の内容や目的で箱を用意することで、誰がいつ見ても「何がどこにあるか」が直感的にわかるようになります。
結び：共有ドライブは「組織の知恵」を蓄積するダムになる
共有ドライブに情報を集めることは、単なる整理整頓ではありません。それは、Google WorkspaceのAI（Gemini）を、組織全体の知恵を授けてくれる「優秀な参謀」へと育てるための準備です。
AIは共有ドライブに蓄積された膨大なデータを読み解き、過去の成功事例やトラブルの兆候を教えてくれるようになります。しかし、せっかく素晴らしい「器（共有ドライブ）」を用意しても、その中身がバラバラでは、AIも正しく情報を引き出すことができません。
ダムに水を溜めるように情報を集めたら、次はそれを誰もが（そしてAIが）使いやすい形に整える必要があります。
次回は、情報の資産価値をさらに高めるための「AIに『読まれる』ファイル命名規則」について詳しく解説します。
